기업 행사 담당자가 워크숍을 한 번 준비하려면 적지 않은 번거로움이 따른다. 조건에 맞는 장소를 물색하는 일부터 숙소 및 프로그램 업체별 견적 수집, 내부 결재용 보고서 작성, 이동 버스와 현수막 제작, 단체보험 가입까지 수많은 과정을 일일이 수작업으로 처리해야 하기 때문이다.
워크숍 플랫폼 위버가 이러한 수작업 절차를 대폭 줄이기 위해 서비스 구조를 플랫폼에서 솔루션 중심으로 전면 개편하고 '올인원 단체 행사 솔루션'을 정식 오픈했다고 6일 밝혔다.
인공지능(AI) 기술이 여러 업무 현장에 확산된 최근까지도 B2B 단체 행사 준비는 여전히 수작업 비중이 높은 분야로 꼽혔다. 기업 행사 정보는 온라인상에 체계적으로 정리돼 있지 않은 경우가 많고, 인원이나 예산, 행사 목적에 따라 필요한 조건이 매번 달라지기 때문이다. 행사 준비 경험이 부족한 담당자는 예산과 장소 윤곽조차 잡기 어려운데, 내부 결정권자는 초기 단계부터 구체적인 기획안을 요구하는 일도 흔하다.
위버는 지난 3년 동안 장소 카테고리를 운영하며 무료 기획·대행 서비스인 '원스탑위버'를 직접 실행하는 과정에서 이 같은 구조적 불편을 포착했다. 정작 기업 담당자들은 이를 당연한 과정으로 여겨 문제로 인식하지 못했으나, 실제 대행 업무를 진행해 보니 행사 한 건당 수십에서 수백 건의 문의가 오가는 등 구매자인 기업 담당자와 판매자인 숙소·프로그램 업체 모두 단순 반복 응대에 과도한 시간을 소요하고 있었다.
이번에 선보인 올인원 단체 행사 솔루션은 기존에 사람이 직접 대신 처리하던 단순 업무들을 기술적으로 자동화한 것이 특징이다. 행사 조건을 한 번만 입력하면 AI가 이에 적합한 맞춤형 장소와 프로그램을 자동으로 추천하며, 여러 업체에 한 번에 견적을 요청할 수 있다.
수신된 견적은 내부 보고용 비교표 형태로 자동 정렬된다. 예약을 완료하면 현장 운영에 필요한 핸드북이 자동으로 생성된다. 버스 대절이나 현수막 제작, 단체보험 등 부수적인 항목도 대략적인 예상 금액이 자동 산출돼 통합 견적서에 바로 반영할 수 있다. 판매자 입장에서도 견적서만 작성해 발행하면 비교표와 핸드북 데이터가 자동 연동돼 반복적인 문의 응대 부담을 덜 수 있다.
시장 공략 지점도 명확히 했다. 대형 기획사나 에이전시는 예산 규모가 큰 마케팅 행사나 대형 이벤트에 집중하는 반면, 일반 기업이 주기적으로 진행하는 중소규모 워크숍이나 단합대회, 사내 교육 등은 대행사를 쓰기 어려워 담당자가 사내에서 직접 챙겨야 하는 경우가 많았다. 회사는 바로 이 영역을 자동화 솔루션으로 해결하겠다는 구상이다.
지난 10년 동안 기업 HR 분야에서 사업을 이어온 회사는 그동안 스타트업부터 대기업에 이르기까지 6천500여 개 기업과 3만 건 이상의 행사를 진행하며 축적한 데이터와 노하우를 이번 솔루션에 반영했다.
이수아 대표는 "이번 오픈은 시작 단계에 불과하다"며 "그동안 너무 당연하게 여겨져 불편함조차 인지하지 못했던 기업 행사 준비 과정의 수고를 지속적으로 자동화해 나가겠다"고 말했다.
