미국 대형 의료 시스템 프로비던스(Providence)가 IBM 컨설팅과 손잡고 인공지능(AI)과 자동화 기술을 도입해 채용 및 인사 관리 절차를 정비했다고 7일 밝혔다. 프로비던스는 약 11만 9천 명의 직원을 보유한 대형 보건의료 기관이다.
프로젝트 진행 이후 현장 채용 관리자들의 행정 부담이 90%가량 줄어든 것으로 나타났다. 기존 직원이 내부에서 다른 직무로 이동해 근무를 시작하기까지 걸리던 시간도 평균 12일 단축됐다. 프로비던스 측은 이번 개편을 통해 내부 전환 과정에서 들어가던 비용을 60% 절감했으며, 전체 절차의 정확도 역시 최대 70%까지 끌어올렸다고 전했다.
프로비던스에서 일어나는 연간 채용 활동 가운데 절반 가까이는 기존 직원의 내부 이동에서 발생한다. 그러나 과거 행정 절차가 까다롭고 시일이 오래 걸려 일부 인력은 내부 전보를 신청하기보다 퇴사 후 외부 지원자로 다시 입사하는 편이 낫다고 느낄 정도로 불편을 겪어왔다.
이번 프로젝트에서 주목할 점은 대규모 HR 핵심 시스템을 아예 엎거나 별도의 독자적인 앱을 새로 구축하지 않았다는 사실이다. 프로비던스는 IBM의 오라클(Oracle) 인프라 전문성과 AI 엔지니어링, 사용자 경험 디자인 조직을 결합해 실무진의 작업 동선 위주로 프로세스를 고쳤다.
그 결과 탄생한 AI 디지탈 워커가 '리타(RITA, Requisition and Internal Transfer Agent)'다. IBM 왓슨엑스 오케스트레이트(watsonx Orchestrate) 플랫폼을 기반으로 제작된 리타는 프로비던스가 원래 쓰고 있던 오라클 퓨전 클라우드 HCM 및 오라클 퓨전 클라우드 리크루팅과 실시간으로 연동된다. 외부 데이터 소스와 내부 데이터베이스 사이의 병목 현상도 해결했다.
리타는 채용 요청서를 작성해 승인을 받고, 내부 전보 및 채용 마케팅 문구를 생성하며, 진행 상태를 안내하는 등의 단계를 하나의 인터페이스로 묶었다. 개별 단위 업무를 단순히 자동화하는 데 그치지 않고, 여러 승인 단계와 시스템 사이에 얽혀 있던 데이터 흐름을 직관적으로 단축한 셈이다.
IBM 기업가치연구소(IBV)가 최근 진행한 조사에 따르면, 기업 최고경영진의 82%가 부서나 기능별로 데이터가 단절된 '사일로(Silo)' 현상을 AI 도입 시 가치를 막는 가장 큰 장애물로 지목했다. 프로비던스는 이번에 확보한 유연성을 바탕으로 내부 인재의 빠른 직무 전환을 계속 지원해 나갈 계획이다.
